企业信息化/办公自动化的误区

很多企业，买了电脑，装上Windows操作系统，装上Office，有了Word/Excel/PowerPoint，然后，就觉得企业信息化/办公自动化已经完成了，从此走上了高科技的信息时代的康庄大道上。孰不知，这，仅仅是企业信息化/办公自动化的基本前提条件，离真正的企业信息化/办公自动化还有很长一段路要走。起码实现了下列这些系统，才算真正走出来误区。

 

1. 企业的灵魂系统 – 传签系统

真正的无纸化办公，不需要让小秘编辑个Word文档，打印出来，不需要拿起漂亮的签名笔，大笔一挥；因为有了传签系统，加上数字签名，整个企业的工作流就可以在电脑上快速的传签了。

 

2. 企业的灵魂守护系统 – 防错系统

没有人不犯错误，尤其是新人，但是企业的流动性很大，经常有老人走新人来，有些规矩规章制度规则，新人并不了解，很容易出错，怎么办？防错系统，在系统上加入范围锁定功能，一个小数点的错误，导致10倍数量级的差距，人，肉眼是很难注意到的，但是，通过防错系统，检测到数据超出了范围，立即报错，不给通过，这就是守护系统的魅力！

 

3. 为每一份文档做统一的URL地址

小秘A编辑了一份文档，发邮件给了老总，老总做了几点批示，然后发给了副总，副总又改了改，一级级往下传，最好到了干活人手上，他拿到的那份文档，可能跟最初的文档相比，面目全非了，最糟糕的是每个收到文档的人，都一份不一样的副本，这个，是很不好的习惯，导致信息的碎片化，破坏信息的完整性，不利于信息的追溯。所以，用统一的格式书写，例如http://www.mtkfan.com/software/作为统一的软件下载入口，就不会有多份拷贝了。

 

4. 协调作业系统

一个文档，大家都访问同一个URL地址，势必导致同时访问的问题，并有可能产生冲突。在这方便，借鉴源码管理SCM的经验，如git，svn等优秀的源码管理系统，对同一份文件产生唯一的统一的URL地址，并可以设置访问权限，有效的解决了冲突问题，安全，便捷。

 

5. 少用邮件传文档，特别不要用及时通讯工具如飞信/飞鸽/飞秋/腾讯通来传

企业内部的文档，最好统一放在一个url地址上，邮件传来传去，之后生成更多的碎片。

邮件，及时通讯工具，用来交流，讨论问题，而结论性的东西，各种文档，应该在邮件，及时通讯工具中用该文档的url代替。